Dragi posjetitelji,
Splitsko-dalmatinska županija izradila je i uvela Sustav za elektroničko upravljanje dokumentacijom (SEUD). Time je predstavljena pretvorba i prilagodba djelovanja Županije u cilju postizanja što veće učinkovitost i javnosti rada, racionalnog korištenja proračunskih sredstava i kvalitetnije i bržeg pružanja usluge. Postupak rješavanja predmeta je ubrzan, a strankama, putem Interneta, omogućen je neposredan uvid u svakoj fazi obrade zahtjeva.
Riječ je o aplikaciji za obradu elektroničkih dokumenata i predmeta koja pokriva cjelokupan proces rješavanja zahtjeva stranaka, od prijema, preko obrade, pa sve do otpreme. Ova aplikacija znatno ubrzava rješavanje svih zahtjeva građana, osigurava transparentnost i dostupnost informacija. Brda papirologije i klasične ‘žute košuljice’ zamijenjene su elektroničkim dokumentima.
Isto tako građani putem ovog sučelja mogu imati informaciju tko rješava njihov predmet.
Građani će moći iz svog doma i korištenjem vlastitoga pristupnog koda, preko interneta lako preuzeti elektroničke isprave.
Kod predmeta čije rješavanje iziskuje više vremena, građani mogu preko interneta pratiti status svoga predmeta, što doprinosi transparentnosti, ali i većoj učinkovitosti službenika i cijele županijske uprave.
Ako se naknadno ukaže potreba za istim dokumentom, on se ponovno može na isti način preuzeti, što znači da županijski sustav elektroničkog upravljanja dokumentima (SEUD) može služiti i kao osobna arhiva.
Povezanost centralnog poslužitelja SEUD sustava sa Ispostavama u SDŽ
Budući da smo prostorno najveća Županija u Republici Hrvatskoj, SEUD sustav počiva na centralnom poslužitelju koji se nalazi u zgradi Splitsko-dalmatinske županije u Ulici Domovinskog rata 2 u Splitu, a na njega se udaljenim pristupom spajaju sve ispostave iz cijele županije: Trogir, Sinj, Solin, Split, Supetar, Hvar, Vis, Makarska, Imotski i Vrgorac.
Topologija SEUD sustava SDŽ
U svakoj od deset fizički dislociranih ispostava se nalazi digitalna pisarnica (SEUD_PIS) kao i aplikacija za unos upravnih i neupravnih predmeta za Upravni odjel za prostorno uređenje (SEUD_GLD). Tu su i aplikacije za skeniranje pristiglih akata od strane građana, te aplikacija za ispise bar kodova. Bar kodovi se lijepe na sve pristigle akte čime oni postaju jedinstveni u Županiji, a isto tako se pod tim brojem mogu vrlo jednostavno pronaći u sustavu. Osim navedenog, u pisarnicama svih ispostava se nalazi aplikacija za snimanje na poslužitelj skeniranih dokumenata na koje je zalijepljen bar kod dokumenata.
Aplikacija pisarnice omogućava ispis košuljica, izradu izvještaja, pregled skeniranog dokumenta, ispis interne dostavne knjige, ispis primljene i otpremljene pošte, te prijamne knjige za Hrvatsku poštu. U njoj se nalazi popis svih upravnih područja, dosjea i ustrojstvenih jedinica na razini Županije. Što se sigurnosti tiče, podaci se svaki dan spremaju u obliku sigurnosnih kopija na magnetske trake koje su otporne na atmosferilije, što znači da su svi zavedeni podaci trajno sigurni od vanjskih utjecaja.
Sve aplikacije su dostupne referentima za rad 0-24, 7 dana u tjednu, 365 dana u godini. Službenici teoretski mogu pristupiti aplikaciji iz bilo kojeg dijela svijeta te rješavati predmete bez ograničenja. Ovim pristupom je postignuta centraliziranost sustava, tj. nije moguće da dođe do konflikta u npr. pridjeljivanju urudžbenih brojeva idućem predmetu i sl. Također, postiže se jedinstvena evidencija predmeta i akata jer se njihovim unosom oni trenutno vide u centralnoj aplikaciji pisarnice koja se nalazi u zgradi Županije u Splitu.
Nadalje, postignuta je digitalna arhiva koja je uvijek dostupna svim referentima ovisno o njihovim pravima nad pojedinom aplikacijom.
Županijska informatička služba izgradila ga je vlastitim snagama, koristeći se tehnologijom otvorenog koda, sukladno preporukama Vlade Republike Hrvatske i Europske Unije.
Osim strankama, sustav SEUD pojednostavljuje organizaciju obavljanja poslova županijskih djelatnika, osobito jer omogućava elektroničko kolanje dokumenata, korištenje elektroničkog potpisa i odobrenja te trajnu i trenutnu dostupnost aktivnih predmeta i arhive.